En lyckad enkätundersökning

99 råd och tips

Att skicka ut en enkätundersökning till alla sina mejlkontakter är en enkel sak att genomföra rent praktiskt. Och att ställa frågor som ger de svar man vill ha brukar inte heller vara några problem. Visst kan det kännas härligt att få bekräftat att man har den bästa produkten, att man har genomfört ett fantastiskt event eller att man har den godaste maten bland alla restauranger i staden?

Men att få de svar man verkligen behöver för att utveckla sin verksamhet är en helt annan sak. En sådan frågeställning kräver eftertanke, planering och noggrannhet. Att sedan analysera och använda resultaten på bästa sätt är ytterligare en viktig och känslig uppgift. Fel ställda frågor eller felaktiga slutsatser av dina svar kan för alltid ruinera det förtroende du har byggt upp hos din omvärld medan rätt ställda frågor och korrekta analyser av svaren kan ta din verksamhet vidare till nya nivåer.

Läs därför noga igenom följande tipslista innan du skickar ut en enkät till kunder, gäster, medlemmar, intressenter, allmänheten, eller vilka det nu kan vara.

Knepiga ord och begrepp? Öppna vår miniordlista

Innan du börjar din enkätundersökning

1. Bestäm varför du vill göra en enkätundersökning. Att svara på frågan ”varför?” är steg ett. Det vanligaste skälet är att man vill få information som hjälper dig som företag, organisation, förening eller person att utvecklas vidare i framtiden. Om detta är skälet så ska man alltid hålla detta i åtanke genom hela undersökningsprocessen. Påminn dig själv då och då under processen.
2. Bestäm vilken typ av undersökning. Beroende på hur du vill utveckla din verksamhet kan du välja mellan en rad olika typer av undersökningar. Bestäm dig för en av dessa och håll dig till den för att undvika ett splittrat och rörigt intryck.
3. Gör en kvalitativ undersökning när du vill rikta dig till ett begränsat urval som ger fördjupande och resonerande svar.
4. Gör en kvantitativ undersökning när du vill ge förutbestämda svarsalternativ och du inte behöver så nyanserade svar. I gengäld får du en mycket större datamängd där du ser vad en större population tycker och trender inom olika populationer.
5. Bestäm formen. En digital undersökning som skickas via e-post brukar ge högst respons. Men i vissa sammanhang kan det fungera bättre med brevenkäter eller fördjupande intervjuer. Mycket beroende på den målgrupp som ska svara.
6. Lockas inte av enkelheten. Det har blivit enkelt, billigt och smidigt att skicka ut digitala enkäter. Men låt inte detta ske på bekostnad av kvaliteten. Förstör inte dina chanser genom att göra något förhastat.
7. Avgränsa undersökningen. Ett av de vanligaste misstagen är att man vill ha svar på alla frågor på en gång. Tänk på att du ber målgruppen att investera tid till dig. Om du tar för mycket av deras tid så kommer de inte att vilja svara.  Begränsa antalet frågor till ett minimum.
8. Bedöm genomförbarheten. Tänk noga igenom hur lättarbetad/svårarbetad din metod är. Om du märker att det kräver alltför stora resurser bör du backa några steg.
9. Underskatta inte tidsåtgången. En väl genomförd enkätundersökning tar tid på alla stadier: förberedelser, genomförande, resultatsammanställning och analys. Var noga med att du har gott om tid till förfogande för alla moment.
10. Uppskatta kostnaderna. En väl genomförd enkätundersökning kan (men behöver inte) innebära kostnader.  Gör en uppskattning om vilka kostnaderna kan vara. Det kan gälla grafisk design, skrivhjälp, konsulttjänst för dataanalys, köp av mejladresser, gåva till deltagare, med mera. Låt inte kostnaderna komma som överraskningar.

Identifiera målgruppen för undersökningen

11. Bestäm målgruppen. Det blir enklare att utforma frågorna när du vet vilka du ska fråga. Om du vänder dig till potentiella kunder så ska till exempel marknadsundersökningens frågor utformas annorlunda än till befintliga kunder.
12. Gör ett slumpmässigt urval när du vill vara fullständigt säker på att kunna dra fullständigt säkra slutsatser på hela den population du vill undersöka
13. Luras inte av urvalets storlek. Bara för att man använder ett stort antal individer behöver det inte innebära att undersökningen blir representativ. Ägna tid åt att göra rätt urval.
14. Välj urvalsmetod. Ett obundet urval innebär att alla i populationen har samma sannolikhet att bli urvalda. Ett systematiskt urval kan innebära var 50:e person i ett register. Ett statifierat urval kan innebära att man delar in populationen i en viss ålder, eller ett viss kön. Ett klusterurval innebär naturliga grupperingar som till exempel en skolklass eller en arbetsplats.
15. Använd icke slumpmässiga urval med eftertanke. Det kan finnas situationer där man kan använda icke slumpmässiga urval av kostnadsskäl eller att man inte har behov av exakta svar. Håll då reda på nedanstående:
16. Vid telefonkatalogsurval ska man vara medveten om att det bara är personer med abonnemang som svarar. Dessutom är det bara en viss  typ av yrkespersoner som har möjlighet att svara i telefon vid vissa tider på dygnet. Det kan finnas fler variabler.
17. Vid ett typiskt urval väljer man själv ut ett antal individer som man tycker är typiska för populationen. Men då lägger du in egna värderingar och det bör man göra med eftertanke.
18. Bekvämlighetsurval gör man när man väljer personer som är lätt att få tag på. Det kan vara familjemedlemmar, grannar, arbetskamrater, med mera. Det är en metod som sällan vinner vetenskaplig acceptans. Använd den bara om du vet att svaren inte kan påverkas av din relation till respondenten.
19. Ja-sägarurval innebär att man ställer frågan om de vill delta. Det är alltså bara de som accepterar att gå med på undersökningen som svarar. De flesta undersökningar faller under denna kategori och kan därmed betraktas som ”icke slumpmässiga”.
20. Glöm inte bortfallet. Var försiktig med att dra slutsatser om förhållanden du inte vet något om. Analys kan bara göras på tillgängliga observationer, inte om det som det saknas data om. Gör vad du kan för att minimera bortfallet.
21. Ta reda på målgruppens referensramar. Frågorna kan behöva formuleras olika beroende på om marknadsundersökningen riktar sig mot enbart kvinnor eller enbart män. Likaså om den till exempel riktar sig mot enbart båtintresserade människor, fritidsintresserade människor, eller människor i allmänhet.

Gör ett test av undersökningen

22. Utse en testgrupp. En testgrupp kan behövas för att upptäcka om undersökningen innehåller några dolda problem vid genomförandet (vilket det nästan alltid gör). Testgruppen ska vara representativt vald i relation till hela slutgiltiga gruppen.
23. Gör ett pilottest. Pilottestet utförs på gruppen enligt föregående punkt.
24. Utvärdera pilottestet och justera. Om utvärderingen visade sig innehålla problem så måste frågorna, formuläret eller någon teknisk detalj i undersökningsverktyget justeras. När det är gjort upprepar man pilottestet.
25. Behandla pilottestet med respekt. Innehåller pilottestet konstigheter så måste dessa rättas till. Konstigheterna kommer bli ännu mer påtagliga i den stora undersökningen.
26. Upprepa pilottestet tills det är vattentätt. Det sista pilottestet ska fungera helt felfritt innan det är dags att sjösätta den stora enkäten. Detta gäller framförallt om du är nybörjare vad gäller enkätundersökningar. Fel kan uppstå på de mest konstiga ställen.

Förbered respondenterna

27. Berätta om tidsåtgången. Gör klart för respondenten hur lång tid enkätundersökningen kommer att ta. Då kan hen bedöma själv om det är värt att lägga tiden på undersökningen.
28. Låt respondenten vara anonym om du vill ha ärliga svar. Låt dig inte lockas av nyfikenheten att känna till vem som tycker vad.
29. Låt respondenten ge sig till känna om du tror att du kommer att vilja ha mer information om denna efter undersökningen.
30. Försäkra dig om att rätt person svarar. Du kan inte vara helt säker på att den svarande är samma person som du skickade till. En chef kan till exempel bett någon av sina medarbetare att fylla i enkäten. Ha alltid en lucka där respondenten fyller i sitt namn och eventuellt sin befattning.
31. Påpeka sekretesspolicy. Om enkäten innehåller känsliga ämnen så bör du påpeka vilken sekretesspolicy ni har angående svaren.
32. Påminn respondenterna i förväg. Skicka gärna ut mejl i förväg för att tala om att de kommer att vara med i en enkätundersökning. Då är chanserna större att de tar sig tid och gör undersökningen när det väl är dags.
33. Ställ begripliga frågor. Frågorna måste vara lätta att förstå. Annars fullföljer man inte enkätundersökningen. Ett vanligt misstag är att ställs så invecklade frågor så den svarande inte orkar fullfölja enkäten.

Ställ rätt frågor i din enkät

34. Undvik krångliga ord. Detta är verkligen inte tillfället att briljera med svåra ord. Då riskerar du att stöta bort respondenterna. Använd så lätta ord som möjligt så att alla förstår.
35. Fråga en sak i taget. En fråga ska bara kunna ge ett svar. Om din fråga skulle kunna tolkas på olika sätt så välj hellre att ställa två frågor. Annars riskerar du dels att förvirra respondenten och dels att få missvisande svar.
36. Läs frågan högt. Gärna för en kamrat. Då märker du eller din kamrat om den är konstigt ställd.
37. Ge tillräckliga svarsalternativ. Om svarsalternativen inte räcker för att ge ett korrekt svar så riskerar du att reta upp respondenten som kanske lämnar enkätundersökningen halvgjord. Se alltid till att svarsalternativen täcker frågan.

38. Ställ inte ledande frågor. Det ska vara ”need to know” inte ”nice to know” när du ställer dina frågor. Du kanske gärna vill ha ett svar i en viss riktning. Men du ska inte försöka påverka respondenten att svara på ett visst sätt. Då blir svaren svåranalyserade och missvisande.
39. Gör inga grundlösa antaganden. Frågan måste utgå från ett neutralt antagande. Den klassiska journalistfrågan ”Har du slutat slå din fru?” går till exempel inte att besvara om man aldrig någonsin har slagit sin fru.
40. Ge hjälp vid svåra frågor. Om frågan är svår så bör du ha med alternativet ”vet ej”. Eller förklara att det rör sig om en hastig uppskattning. Annars kanske respondenten lämnar enkäten obesvarad.
41. Var sparsam med ”vet ej”. Ta endast med ”vet ej”-alternativet där det behövs. Annars kan respondenten välja detta alternativ utan att tänka efter ordentligt.
42. Undvik värdeladdade ord. Använd neutrala ord i dina frågor så att det blir så liten känslomässig påverkan som möjligt på respondenten.
43. Undvik negationer. Frågor av typen ”Vore det inte bättre…” innehåller en negation. Detta kan förvirra respondenten och dessutom påverka svaret i en speciell riktning.
44. Undvik bildspråk. När man frågar ”Upplever ni att ni går på knäna på grund av er arbetssituation?” så kan detta misstolkas. Speciellt om man är nyanländ till Sverige och inte behärskar språket till fullo.
45. Undvik ja/nej-alternativ i attitydfrågor. Svar rörande attityder kan behöva nyanseras.
46. Ställ korta och koncisa frågor. Återigen, kom ihåg att du tar din respondents tid i anspråk. Var artig och ställ så korta frågor som möjligt.
47. Sök exakta svar. Försök att få respondenten att svara så exakt som möjligt på dina enkätfrågor. Det förenklar analysarbetet för dig och du undviker tveksamheter.
48. Gör frågeformuläret lätt att fylla i. Respondenten ska inte behöva klicka sig vidare för att komma till formuläret. Formuläret ska sedan vara så enkelt och intuitivt att genomföra som det bara är möjligt.
49. Använd öppna frågor om du behöver ett nyanserat och utredande svar. En öppen går inte att besvara kortfattat, så tänk på att det kan bli tidskrävande att gå igenom svaren.
50. Använd slutna frågor som ger ja- eller nej-svar om du vill få exakta svar från en stor målgrupp.
51. Använd enkla meningar. Rak ordföljd utan bisatser eller inskjutna meningar är alltid att föredra.
52. Markera viktiga ord. Låt nyckelorden i frågan stå med fetstil. Det underlättar förståelsen för frågan.
53. Använd frågor med svarsalternativ om du har en stor mängd respondenter och du vill ha hög svarsfrekvens. Det går snabbare att svara på dessa frågor.
54. Inled enkäten med de lätta frågorna. Då invaggas respondenten i trygghet och fortsätter gärna till de följande frågorna. Om den första frågan är för svår så kan det hända att respondenten inte fortsätter vidare till nästa fråga.
55. Låt frågorna komma i naturlig följd. En bra fråga hänger ihop med den föregående. Kasta inte respondenten mellan olika ämnen. Försök att samla frågorna i tematiska grupper.
56. Var konsekvent vid skalor. Om enkätundersökningen ska innehålla graderingsskalor så ska de vara konsekventa. Om skalan är 1-5 så håll dig till detta i hela undersökningen för att inte förvirra respondenten.
57. Använd en udda skala om du vill ge respondenten möjlighet att välja mittenalternativet. På en skala från ett till fem är tre mittenalternativet. Där slipper respondenten välja sida.
58. Använd en jämn skala om respondenten ska tvingas välja sida. På en skala från 1-4 så går det inte att välja ett mittenalternativ. Där måste respondenten välja 2, som överväger åt det vänstra hållet, eller 3 som överväger åt det högra hållet.
59. Variera frågorna. Detta kan verka motsägelsefullt mot ovanstående fråga. Men en viss variation gör enkätundersökningen lite mer underhållande. Men det får inte variera så mycket så att det verkar spretigt.
60. Avsluta med personliga frågor. Frågor som kryper mer på djupet om respondentens som person bör läggas mot slutet av undersökningen. Kommer de för tidigt så kan respondenten uppleva enkätundersökningen som påflugen och alltför närgången.
61. Avsluta enkäten med svarsfält för kommentarer. Ett sista avslutande kommentarsfält kan få extra information och svar på frågor du inte har ställt i enkäten. Men kom ihåg att efterbehandlingen av dessa frågor kan vara tidskrävande.
62. Vänta in alla svar. Påbörja inte analysarbetet förrän alla svar är inkomna. Dels kan det reta dem som inte har hunnit svara och dels kan du riskera att göra felanalyser.
63. Använd personliga kontakter. Ju närmre relation du har med respondenten desto större chans har du att få enkäten besvarad. Skicka till de kontakter du har, men tänk också på att svaret kan påverkas av relationen.
64. Använd språkversioner. Om marknadsundersökningen skickas till de nordiska länderna så bör du låta översätta dem till respektive språk. Om enkäten skickas till olika europeiska länder så använd inte engelska för dem alla. Låt översätta den till respektive språk.
65. Locka med en gåva. Det kan vara effektivt att lova en trisslott eller dylikt till dem som deltar i undersökningen. Men håll koll på de regler som finns i respektive land.
66. Glöm inte att tacka för deltagandet. En enkätundersökning som inte innehåller ett ”tack för hjälpen” när man är klar riskerar att rasera förtroendet hos de svarande.
67. Skicka ett extra tack. Det skadar inte att vara extra tacksam. Efter en tid kan man skicka ett tackmejl där man berättar hur viktigt respondentens svar är för företagets eller organisationens utveckling.
68. Missbruka inte målgruppens tålamod genom att skicka ut alldeles för många enkäter under kort tid. Satsa på kvalitet i stället för kvantitet och tänk noga igenom varje enkätundersökning.

Behandla resultaten av din undersökning

69. Påminn om undersökningen. Om du inte får in så många svar du önskar så kan du skicka ut en påminnelse om undersökningen efter en tid. Ofta får man då in ytterligare 30 procent av svaren.
70. Gör en bortfallsanalys om du märker att en av målgrupperna har lägre svarsfrekvens än andra målgrupper. Försök då att göra en separat undersökning med denna målgrupp.
71. Analysera resultaten. De uppgifter du fick fram i marknadsundersökningen ska granskas med neutrala ögon. Framförallt de kvalitativa delarna av den.
72. Låt en neutral part granska. Det kan vara en fördel om någon utomstående opartisk person sammanställer resultatet av enkätundersökningen så att inte analysen påverkas av ditt önsketänkande.
73. Bedöm hur resultatet ska användas. Gå igenom med din ledningsgrupp hur enkätens resultat ska användas för din verksamhet.
74. Koppla analysen till syftet. Syftet ska alltid hållas top-of-mind när du börjar analysera resultatet.
75. Var noga med procenttermer. Procent och procentenheter är två begrepp som kan innebära stora feltolkningar om man inte kan skilja dem åt. En ökning eller minskning med 10 procent eller 10 procentenheter kan utgöra en enormt stor skillnad.
76. Håll koll på orsak och verkan. Bara för att två variationer sker samtidigt så behöver det inte betyda att det ena beror på det andra.
77. Undvik övertolkning. Bara för att en kurva pekar i en specifik riktning så behöver inte detta betyda att den alltid kommer att fortsätta i den riktningen.
78. Var öppen för överraskningar. Även om undersökningen alltid ska fokusera på syftet så bör man vara lyhörd för ytterligare information som undersökningen kan ge. Ibland kan denna information vara svår att se vid första anblicken.
79. Ha respekt för statistikämnet. Att tolka statistik är en vetenskaplig gren jämte matematiken. En fullfjädrad statistiker har många års universitetsstudier bakom sig. Som lekman är det lätt att dra felaktiga slutsatser som får långtgående konsekvenser. Är du osäker så bör du konsultera ett proffs.

Presentera resultaten av enkätundersökningen

80. Gör en rapport. Slå dig inte till ro med att du har fått veta det du vill veta. Alla i din verksamhet måste få tillgång till informationen på ett lättförståeligt sätt. En välskriven rapport underlättar detta. Spara resultaten i en erfarenhetsbank.
81. Presentera analysresultaten tydligt. De resultat du redovisar ska vara tydliga och lättolkade så att alla inblandade förstår den information som ges av analysen. Tänk på att åhöraranpassa din presentation.
82. Använd Excel eller liknande program. För in uppgifterna från enkäten i ett Excel-dokument eller liknande. Då kan i efterhand experimentera med resultaten genom att ändra variablerna för att på så sätt ge en bild om framtiden.
83. Gör en normalfördelningskurva om du vill visa hur fördelningen av svarsalternativ har fallit ut. Normalfördelningskurvan påminner om en kulle där mittpunkten är medelvärdet.
84. Gör ett kurvdiagram om du vill studera hur olika företeelser utvecklas under en tidsperiod.
85. Gör ett spridningsdiagram om du vill visa analysenheterna, till exempel personerna i en enkätundersökning, som punkter spridda över diagrammet. I ett sådant diagram kan man också lägga in en rät trendlinje som ger ett mått på utvecklingen.
86. Använd percentiler om du vill visa hur till exempel inkomster fördelar sig i befolkningen eller i en grupp.
87. Använd koropletkartor om du vill visa hur till exempel valresultat, medelinkomst eller andel arbetslösa fördelar sig i olika geografiska områden. De geografiska områdena markeras då med olika färger.
88. Gör ett stapeldiagram om du vill visa hur olika kategorier av respondenter skiljer sig åt i sina svar.
89. Gör ett tidsseriediagram om du vill visa hur en egenskap hos observationsobjektet vid upprepade tillfällen utvecklas över tid.
90. Gör ett histogram om du vill visa hur en egenskap varierar i en population eller i ett urval.
91. Gör ett cirkeldiagram om du vill visa andelar av en helhet.
92. Presentera intressanta bieffekter sist. När du gör din analysrapport ska du alltid inleda med undersökningens verkliga syfte och resultatet av detta. Men mot slutet kan du ta upp de intressanta övriga resultaten som kom fram av undersökningen.
93. Utgå från enkelhetsprincipen. Det ska vara så enkelt som möjligt att hänga med och förstå presentationen. Välj den redovisningsmetod där åhörarna på snabbast möjliga sätt kan förstå resultaten.
94. Se upp för fallgropar. Ett diagram kan drastiskt ändra utseende genom att skalorna ändras på axlarna. I ett diagram där punkterna ligger tätt på y-axeln medan x-skalan är gles kan ge ett intryck av en svag trend, medan vi får motsatt intryck om vi ritar in samma serie i ett diagram där y-skalan är gles och x-skalan tät.

Komplettera enkätundersökningen

95. Komplettera med personliga intervjuer. Om analysen visar på märkliga, svårtolkade eller obegripliga resultat så kan man behöva komplettera enkäten med ett urval av personliga intervjuer.
96. Intervjuer vid känslig information. Komplettera enkätundersökningen med öga-mot-öga intervjuer om frågorna är av känslomässig karaktär och där nyansskillnader och attityder är viktiga att undersöka.
97. Var uppmärksam på synintrycken. Om du kompletterar med intervjuer så bör du notera den kommunikation som sker utanför språket – gester, miner och andra visuella ledtrådar.
98. Spara undersökningen för framtiden. En enkätundersökningen är inte bara intressant för stunden. Ofta kan den vara guld värd flera år efter undersökningstillfället.
99. Spara undersökningen i flera format. Om du vill kunna läsa och ta del av resultaten om trettio-fyrtio år så kan det vara bra att spara undersökningen i olika format. Vem vet vilken typ av datalagring vi har i framtiden. Skriv ut undersökningen på arkivbeständigt papper om du vill vara säker.